הטמעת מערכת ERP היא תהליך מאתגר, מורכב ולעיתים גם מסוכן. מחקרים וסקרים שהתבצעו לאורך השנים מצביעים על אחוז גבוה מאוד (עד 80%!) בכישלון פרויקטי הטמעת ERP. כישלון הוגדר כאחד או יותר מהבאים:

• פרויקט שלא "עלה לאוויר"
• חריגה משמעותית בתקציב
• חריגה משמעותית בלו"ז
• חוסר מהותי בפונקציונליות במערכת

במאמר זה, נמנה שבעה וקטורים בעלי השפעה מהותית על הצלחת פרויקט ERP:

1. מחויבות ההנהלה

כדי להצליח בפרויקט הטמעת ERP, ההנהלה חייבת לקחת חלק פעיל ככל הניתן בתהליך – החל משלב תקשור חשיבות הפרויקט לעובדים, קבלת החלטות בזמן אמת, גיבוי לשינוי תהליכים רוחביים ואורך רוח לתהליך מאתגר ומורכב.

2. הגדרת יעדים מדויקת ומעקב אחר מימושם

לפני היציאה לדרך, עליכם להגדיר את יעדי הפרויקט העיקריים והמשניים.

אחת לכמה זמן יש לעצור ולחשוב לרגע על האסטרטגיה, דרכי הפעולה שלכם, והאם עיקר התשומות מושקעות על מנת להשיג את היעדים שהגדרתם בתחילת הדרך.

3. נהלו מראש את הסיכונים הצפויים

כבר בשלב ראשון, סיקרו את הסיכונים בפרויקט בהתאם להיכרותכם עם הארגון, ובמידת הצורך – היעזרו ביועץ חיצוני. בשלב השני, מצאו פתרונות ובקרות לסיכונים שסקרתם. להלן דוגמאות נפוצות לסיכונים בפרויקט ERP:

• בניית פתרון שאינו תואם את צרכי החברה/ אי התאמה לציפיות החברה
• חוסר בתשתיות מתאימות
• אי שיתוף פעולה מצד ספקי תוכנה קיימים
• עזיבה של עובדי מפתח
• חריגה מתקציב ולו"ז אשר נקבע מראש
• תוספות לתכולה שלא סוכמו מראש

לא לשכוח – עקבו אחר הסיכונים לאורך כל הפרויקט.

4. בחירת ספק ומנהל הפרויקט מטעמו

בחירת ספק נכונה מתבססת בין היתר על שנות ניסיון הספק בהטמעת מערכת ERP, ניסיון בהטמעת מערכות מידע בענף בו פועלת החברה, המלצות מלקוחות (להשתדל להגיע ללקוחות הספק דרך מכרים ולא דרך הספק), מתודולוגיית העבודה של הספק, חוסן פיננסי וכמובן, הניסיון וההתרשמות שלכם ממנהל הפרויקט מטעם הספק.

5. קדשו את הפשטות

היצמדו ככל הניתן ל"ונילה" (פתרונות המדף של המערכת), והמעיטו בפיתוחים ייעודיים. כאשר הדבר אינו מאפשר, נסו למצוא פתרונות מן המוכן אשר עובדים אצל לקוחות אחרים ונוסו על ידם. במידה ובכל זאת נדרשים פיתוחים ייעודיים, חישבו על תהליך ופיתוח פשוטים יחסית. זכרו, היכן שזה לא פשוט, זה פשוט לא יעבוד!

6. טיוב נתונים והסבות

טיוב נתונים (מלשון "טוב") והסבות נתונים הופכים במהירה לפרויקט בפני עצמו. הצעד הראשון הוא טיוב הנתונים, לדוגמא: הסרה של נתונים כפולים, מחיקה של נתוני אב שהוקמו בטעות במערכת הישנה וכו' וזאת על מנת להעביר נתונים מהימנים ואיכותיים ככל האפשר למערכת החדשה.

השלב הבא הוא הסבות נתונים. בשלב זה יעלו סוגיות לגבי עומק ההסבה, יכולות שליפת נתונים ממערכות ישנות, יכולות קליטת נתונים במערכת החדשה, לוחות זמנים ועוד. על מנת לצלוח את שלב ההסבות כהלכה, נדרשת הערכות מוקדמת לתהליך והירתמות של בעלי המידע השונים.

7. ניהול השינוי בהיבט האנושי

"הכל מתחיל ומסתיים באנשים", זו לא קלישאה, במיוחד כאשר מדובר בהטמעת מערכתERP  המשפיעה באופן ישיר ויום יומי על פעולות המשתמשים. עליכם לתקשר את השינוי בקרב העובדים,  לציין את התועלות העתידיות לחברה ובעיקר למשתמשים עצמם בהחלפת המערכת, וכן את התרומה של כל אחד ואחד להצלחת הפרויקט.

אני ממליץ לחברות לשפר את סביבת העבודה הפיזית של המשתמשים בעת החלפת המערכת, לדוגמא: לרכוש כסאות חדשים, מסכים מתקדמים וגדולים יותר ועוד. הפעולות הנ"ל אינן יקרות ביחס לפרויקט, ומשקפות לעובד את ההשקעה והמחויבות של ההנהלה להצלחת התהליך.

יתכן שאתם כבר מבצעים מראש חלק מהמתודות הבאות, אך בסופו של יום, כמעט כל פרויקט בכל תחום דורש מכם לראות את התמונה המלאה. על ידי יישום כל אחד מהפקטורים הללו, תוכלו להעלות את סיכויי ההצלחה של הפרויקט באופן משמעותי.

רוצים להטמיע את הפרויקט שלכם בצורה אופטימלית ולראות תוצאות בהקדם? השאירו פרטים ונחזור אליכם בהקדם.

על הכותב: שלומי בני, רואה חשבון, יועץ לארגונים בהחלפת מערכות מידע ומרצה לביקורת מערכות מידע באוניברסיטת חיפה, נייד 050-74-74-177.

מייל: [email protected] | אתר www.hayben.co.il